Nuestro patrimonio documental se encuentra formado por todos aquellos documentos que nos han sido heredados y que se producen a cada instante, únicos por su carácter, por las experiencias y significados que guardan sobre la gran comunidad nacional, las pequeñas localidades que la componen, así como de las instituciones del Estado que se han construido, de su evolución, de sus aciertos y errores en todos los campos de la vida: el social, el económico, el político y el cultural. En nuestro país la Ley General de Archivos, en su artículo 2, lo define como: “ […] los documentos que, por su naturaleza, no son sustituibles y dan cuenta de la evolución del Estado y de las personas e instituciones que han contribuido en su desarrollo; además de transmitir y heredar información significativa de la vida intelectual, social, política, económica, cultural y artística de una comunidad, incluyendo aquellos que hayan pertenecido o pertenezcan a los archivos de los órganos federales, entidades federativas, municipios, alcaldías de la Ciudad de México, casas curales o cualquier otra organización, sea religiosa o civil”.

El acervo que resguarda el agn se ha constituido a lo largo del tiempo con los documentos de las instituciones gubernamentales, desde la época colonial, pasando por el México independiente y el México contemporáneo, hasta el siglo xxi, a partir de la organización en ramos que se heredó del Archivo General del Virreinato a su composición en fondos, subfondos, secciones, subsecciones y series de acuerdo con la estructura institucional y el nivel de complejidad de los organismos y de otros acervos que lo constituyen. Así, la composición de los fondos también se ha enriquecido con la integración de archivos particulares, familiares, colecciones específicas y con las colecciones formadas por la propia institución. El extenso acervo se compone de documentos manuscritos, mecanuscritos, ilustraciones, mapas, fotografías, materiales filmográficos, fonográficos, hemerográficos y bibliográficos.

Todos los fondos documentales, sean físicos o digitales, tienen una historia propia, además de los procesos de los que nos hablan. En ese devenir han pasado por diversas manos, han estado bajo resguardo sobre el mismo y también bajo alguna forma jurídica. Esta impronta o huella del decurso de un documento es a lo que llamamos cadena de custodia y varios fondos que forman parte permanente del acervo custodiado por el agn en la actualidad tuvieron en el pasado propietarios o custodios distintos. Sirvan para ilustrar la idea dos ejemplos: el fondo colonial de la Inquisición estuvo bajo custodia de la Biblioteca Nacional antes de pasar al Archivo en 1875; importantes documentos coloniales, entre ellos los de Hernán Cortés recién recuperados, estuvieron bajo custodia del Hospital de Jesús antes de ser declarados patrimonio nacional y pasar a la custodia del agn en 1929. Así ha sucedido con fondos que han pasado de manera definitiva a la custodia del agn o han estado de forma temporal bajo la figura de comodato.

Desde el nacimiento de agpn el acervo ha crecido hasta alcanzar más de 50 kilómetros lineales de documentos, cifra que aumenta con el paso del tiempo y que en las instalaciones actuales podría incluso triplicarse. En la medida en que los archivos de trámite de las instituciones gubernamentales se han convertido en históricos, las transferencias han engrosado el acervo, con una especial intensidad durante la época del renacimiento de la organización entre 1976 y 1982: en el periodo se incorporaron al menos una decena de archivos institucionales y 87 fondos documentales de particulares.

De entre los miles de documentos que resguarda el agn destacan algunos cuyo valor patrimonial ha sido reconocido por la propia institución y por organismos internacionales. En este segundo tenor se encuentran los que forman parte de la Memoria del Mundo, declarados así por la unesco como parte del programa destinado a identificar, promover, preservar y difundir patrimonio cuyo significado tiene implicaciones no sólo para las comunidades inmediatas, locales o nacionales, sino para el conjunto de la humanidad. Además, el agn por su cuenta se ha dado a la tarea de realizar el mismo proceso de selección e identificación de documentos que ahora forman parte del Fondo Reservado de la Bóveda de Seguridad: entre ellos se encuentran el Acta de Independencia, las constituciones, los símbolos patrios, distintos documentos destacados a lo largo de la historia como los coloniales (Indiferente o Inquisición), los de la guerra de Independencia, el México independiente, la Reforma, la Revolución y el periodo contemporáneo.

La preservación del patrimonio documental refiere a todas aquellas medidas y prácticas enfocadas a la salvaguarda de un acervo documental que pueden incluir acciones y consideraciones de carácter administrativo, financiero y de conservación a partir de las cuales las instituciones definen políticas, lineamientos, protocolos, criterios y procedimientos en materia de seguridad, de recursos humanos y materiales, de acondicionamiento y mantenimiento de espacios e infraestructura, de almacenamiento y manipulación, de controles de acceso y tránsito y cualesquiera otros métodos tendientes a garantizar la permanencia física de los acervos documentales y la información contenida en ellos, así como de sus respaldos digitales. La preservación, entendida de esta manera, constituye la gestión de la conservación de los acervos. Para la adecuada preservación del patrimonio documental es preciso que las labores de conservación, restauración, descripción, catalogación y digitalización, se lleven a cabo.

La preservación, conservación, difusión y acceso de nuestro patrimonio documental son fundamentales para sensibilizar a la población sobre la protección de aquellos documentos que son huellas del pensamiento y devenir de la sociedad multicultural mexicana. Asimismo, se alienta a las autoridades a establecer y adoptar lineamientos, políticas o acuerdos con la finalidad de atender los riesgos potenciales o inminentes que puedan poner en peligro al acervo de la nación, tales como daño, tráfico ilícito y pérdida total del documento o grupo documental, lo que en última instancia significa un empobrecimiento de nuestra cultura, identidad y memoria. Sobre los riesgos mencionados que afectan a la riqueza documental de la nación podemos señalar que el tráfico ilícito de éstos es uno de los más preocupantes para el agn, puesto que en los últimos años se ha identificado un considerable número de documentos históricos sacados del país para su posterior venta. Gracias a los esfuerzos del agn, junto con otros organismos, parte de los documentos que fueron sustraídos en el pasado han sido recuperados y repatriados a México.